Ako napísať email profesorovi.

 

Spôsob, akým komunikujete so svojimi učiteľmi, je veľmi dôležitý a môže toho veľa prezradiť o tom, aký typ študenta ste. Väčšina učiteľov moji určitá očakávania ohľadom správ, ktoré im od študentov prichádzajú. V tomto článku sa dozviete, ako správne napísať email profesorovi.

 

Učitelia môžu mať rôzne tituly, napríklad "profesor," "odborný asistent," alebo "doktor." Tieto tituly by ste mali pri komunikácii s učiteľmi štandardne používať. Každý z titulov opisuje "úroveň" daného učiteľa - keď prejavíte v emailu úctu k tomuto titulu, učiteľ to určite ocenia. Väčšina profesorov a učiteľov očakáva, že študenti budú komunikovať profesionálne, s úctou a slušným tónom. Teraz si ukážeme, ako tieto očakávania lepšie porozumieť.

             

Postup .

    

     Ako napísať email učiteľmi  .

    

 
1.            1      Prečítajte si sylabus predmetu. Často sa stáva, že sa študenti pýtajú na otázky, ktoré už boli zodpovedané v materiáloch, ktoré im na začiatku kurzu učiteľ odovzdal. Keď sa budete profesora vypytovať na niečo, čo by ste už mali poznať, vzbudíte dojem nespoľahlivého študenta, čo vám veľmi nepomôže.        
 
2.             2      Uistite sa, že je email skutočne najlepšou formou komunikácie v danej situácii. Emaily vám často zaberú viac času, než osobný rozhovor. Všeobecne trvá oveľa dlhšie niečo napísať, než to povedať. 
    
   • I keď budete písať iba krátky a stručný email, odpoveď môže byť pre profesora časovo náročná. Keď napríklad svojmu profesorovi napíšete "o čo som prišiel?" Nebude z toho mať radosť - v podstate po ňom totiž chcete, aby si urobil čas a napísal vám zhrnutie celé vyučovacej hodiny.
    
   • Nepíšte profesorovi email, aby ste sa spýtali na svoje známky. Aspoň v Spojených Štátoch to funguje tak, že profesori majú zakázané posielať informácie o známkach emailom (okrem toho je vždy lepšie známky prebrať osobne - navštívte profesora počas jeho konzultačných hodín a pohovorte si o vašej práci. Profesor vám bude môcť ukázať, kde presne ste urobili chybu a okrem toho budete mať šancu dať najavo, že vás štúdium skutočne zaujíma a nejde vám len o to, aby ste dostali dobrú známku, alebo body navyše).
    
   • Pokiaľ to bude možné, snažte sa dohodnúť si s profesorom osobný rozhovor. Všeobecným pravidlom by malo byť toto: ak profesorovi zaberie dlhší čas odpovedať vám na váš email, než vysvetliť vám všetko osobne, nemali by ste komunikovať pomocou emailu. Navštívte profesora počas jeho konzultačných hodín a budete mať istotu, že získate okamžitú odpoveď. Ak vám jeho konzultačné hodiny nevyhovujú, dohodnite si stretnutie po telefóne alebo cez email v inú dobu. Email by ste mali používať iba ku krátkym a stručným výmenám informácií.
    
          
 
3.             3      Píšte zo svojho akademického emailu. Ľudia sú každý deň zahrnovaní množstvom emailov a keď budete používať školské adresu, budete mať väčšiu šancu, že váš email neskončí v priečinku sa spamy, alebo že ho profesor neprehliadne kvôli tomu, že prišiel z cudzej adresy.       
 
4.             4      Uveďte zmysluplný predmet emailu. Platí to síce pre každý email, ktorý píšete (ak chcete, aby si ho niekto prečítal), ale ak komunikujete s niekým, kto je časovo veľmi vyťažený, je to ešte dôležitejšie. 
    
   • Ak váš profesor nestanovil preferovaný formát emailu a predmetu, riaďte sa nasledujúcimi radami: uveďte skratku predmetu, o ktorý sa vám jedná, skratku svojho študijného odboru a tému emailu. Keď budete písať z akademickej emailovej adresy a uvediete vhodný predmet správy, profesor bude vedieť, o čo sa jedná, ešte než email otvorí. Tieto informácie mu pomôžu organizovať si emaily a stanovovať si priority. Pokiaľ sa jedná o profesora, ktorý učí viac úrovní rovnakého kurzu, nezabudnite uviesť aj úroveň alebo číslo kurzu, o ktorý sa vám jedná. Ak číslo kurzu nepoznáte, uveďte aspoň deň a hodinu, kedy sa vyučuje (napríklad "Ut, 14.00-16.00"). Keď napíšete iba všeobecný názov odboru, napríklad "psychológie," vášmu profesorovi to veľmi nepomôže, pretože pravdepodobne vyučuje viac podobných kurzov.
    
   • Nikdy neodosielajte email bez vyplneného predmetu.
    
          
 
5.             5      Začnite pozdravom. Nemali by ste svojmu profesorovi písať "ahoj" alebo "hej." Všeobecne platí, že by ste mali používať oslovenie "Vážený pán / pani (titul) (priezvisko)." Ak učiteľ nemá doktorát, môžete ho oslovovať "pán učiteľ" ( v prípade, že oslovenie sám nestanovil inak). Keď budete profesormi oslovovať iba "pán / pani (priezvisko)," budete riskovať, že je tým urazíte. 
    
   • Aj v prípade, že učiteľ podpisuje svoje emaily krstným menom, je lepšie ho oslovovať v emailu priezviskom. Neoslovujte profesormi krstným menom, ak vás k tomu sami nevyzve. Tiež si dajte pozor, aby ste meno učiteľa napísali správne.
    
          
 
6.   6      Stručne a slušne napíšte dôvod svojho emailu. Uveďte iba toľko informácií, koľko je v danej situácii nevyhnutne nutných a koľko bude profesor potrebovať.     
 
7.             7      Prejdite ihneď k veci a nezabudnite uviesť názov alebo číslo kurzu (vrátane informácií o sekciách alebo úrovniach), o ktorom píšete. Tieto informácie by ste mali uviesť aj do tela emailu, pretože niektoré emailové programy (napríklad Gmail) po otvorení správy nezobrazujú riadok s predmetom emailu. 
    
   • Všetky projekty a zadania popisujte celými názvy a vyhnite sa prehnanému použitia zámen (napríklad "ten domácu úlohu" je neprijateľné).
    
          
 
8.             8      Ak píšete kvôli nejakému problému, mali by ste navrhnúť riešenia (pozri sekcia Tipy nižšie). Buďte si však vedomí toho, že vaše riešenie môže profesorovi prirobiť veľa práce navyše.       
 
9.             9      Podpíšte so svojím menom a uveďte aj svoje študijné ID číslo (ale nie svoje rodné číslo). Podpíšte sa krstným menom a priezviskom a aj keď viete, že vás profesor dobre pozná, uveďte tiež názov kurzu a odbore, ktorý študujete. Ak potrebujete odpoveď na otázku ohľadne svojho kurzu, ušetríte mu tým čas s hľadaním toho, aký kurz navštevujete.       
 
10.             10      V prípade potreby priložte prílohy. Ak profesorovi píšete kvôli nejakému zadanie alebo článku, nezabudnite daný dokument priložiť, aby ho profesor nemusel zdĺhavo hľadať. Môžete tiež priložiť screenshoty problémov, s ktorými sa stretávate (v prípade, že používate online počítačový softvér).       
 
11.             11      Znovu si email prečítajte. Ak nemáte automatickú kontrolu pravopisu, skopírujte si správu a vložte ju do textového editora, ktorý vám pravopis a gramatiku skontroluje. Prečítajte si svoj email znovu a uistite sa, že píšete slušne, stručne a jasne.       
 
12.             12      Pokiaľ ide o nejaký citlivý problém, alebo je email veľmi dlhý, požiadajte niekoho, aby si ho prečítal a opravil vám ho. Potom sa danej osoby opýtajte, či by ju takýto email náhodou neurazil. 
     
    • Zmeňte všetko, čo bude potrebné zmeniť a odošlite email profesorovi.
     
           
 
13.             13      Počkajte si dostatočne dlho na odpoveď. V tipoch nižšie nájdete informácie o tom, ako postupovať, keď vám učiteľ na email neodpovie. Ak učiteľovi píšete len aby ste ho o niečom informovali (napríklad: "Som chorý a v utorok do školy neprídem, ale moji seminárnu prácu za mňa odovzdá Petr Novák"), profesor vám pravdepodobne ani nebude odpovedať. V takom prípade je všetko v poriadku. 
     
    • Dajte profesorovi dostatok času na odpoveď. Niektorí profesori nie sú v škole každý deň a nemusia mať doma prístup k internetu, takže budete musieť pravdepodobne niekoľko dní počkať.
     
           
 
14.             14      Až dostanete odpoveď, zareagujte na ňu. Niekedy stačí napísať len "ďakujem." Ak to bude potrebné, odpíšte profesorovi rozsiahlejšie a riaďte sa rovnakými pravidlami, ako u prvého emailu. Ak nebude možné problém vyriešiť cez email, dohodnite si s profesorom osobné stretnutie.                 
 

             

Tipy .

    

 
• Ak chcete zistiť, čo sa v škole rokovalo o tom, keď ste tam neboli, spýtajte sa najprv radšej spolužiakov.
 
• Používajte slová "prosím" a "ďakujem" - urobíte tým na učiteľa lepší dojem a budete mať väčšiu šancu, že problém zdarne vyriešite.
 
• V prípade potreby sa učiteľa opýtajte, či váš email dostal. Ak vám učiteľ neodpovie ani za niekoľko dní, je dobré sa ho slušne opýtať, či mu váš email prišiel a či mal čas sa zamyslieť nad tým, čo ste mu písali. Je dobré to urobiť osobne, alebo po telefóne. Nemajte strach sa učiteľmi pripomenúť!
 
• Správať sa slušne neznamená nechať po sebe šliapať! Ak niečo potrebujete, dajte to najavo. Nemali by ste po učiteľovi nič vyžadovať, ale rozhodne mu môžete predložiť svoje návrhy.
 
• Ak máte napríklad operáciu v rovnaký deň, ako záverečnú skúšku, mali by ste toho urobiť viac, než len predstaviť učiteľovi svoj problém. Mali by ste navrhnúť, že skúšku urobíte skôr, vyžiadať si N, alebo ponúknuť učiteľovi, že namiesto skúšky vypracujete nejaký projekt. Jednoducho sa snažte vymyslieť niečo, čím by ste uspokojil všetky strany a buďte otvorení aj iným návrhom, pretože je pravdepodobné, že učiteľ bude mať svoje vlastné riešenie.
 
• Uvedomte si, že veci, ktoré napíšete v priebehu niekoľkých sekúnd, trvá oveľa dlhšie urobiť. Pokiaľ chcete napríklad vypočítať známku, alebo chcete zistiť, o čo ste v škole prišli, keď ste tam neboli, mali by ste učiteľa radšej navštíviť osobne počas jeho konzultačných hodín, alebo si dohodnúť schôdzku.
 

             

Varovanie .

    

 
• Vždy si skontrolujte všetky materiály, ktoré máte k dispozícii, aby ste mali istotu, že sa nepýtate na niečo, čo by ste mali vedieť.
 
• Majte trpezlivosť. Učiteľa síce vídate len niekoľkokrát za týždeň v škole, ale uvedomte si, že pravdepodobne učí veľa ďalších kurzov, alebo vedie vlastný výskum a nemá čas odpisovať na emaily promptne. Vaše obavy by pre učiteľov mali byť dôležité, ale je možné, že nebude schopný ich riešiť tak rýchlo, ako by ste si predstavovali.
 
• Nepoužívajte v emaile skratky - píšte celými vetami, aby ste učiteľmi prejavili dostatok úcty.
 
• Nikdy nezačínajte rozhovor s učiteľom slovami "Dostal ste môj email?" Váš profesor dostáva každý deň veľa emailov a rozhodne nebude schopný si ihneď vybaviť, či ste mu písali a čo ste mu písali. Povedzte radšej: "Včera popoludní som Vám písal kvôli XYZ. Máte chvíľku, aby sme si o tom porozprávali, alebo sa mám zastaviť neskôr? "Pokiaľ ide o veľkú triedu, alebo je začiatok semestra a učiteľ vás ešte nepozná menom, mali by ste sa mu tiež predstaviť.
 
• Píšte vždy len slušne. Keď do emailu napíšete "nechcem byť drzý," ničoho tým nedosiahnete.
 
• Nepýtajte sa učiteľa, "či" ste o niečo prišli, keď ste v škole neboli. Je úplne jasné, že ste prišli o veľa!
 
• Nepíšte skupinový email všetkým svojim profesorom, pokiaľ to nebude nevyhnutné!
 
• Ak si chcete na niečo sťažovať, alebo vyjadriť negatívne emócie, email pravdepodobne nebude najlepším riešením. Je nutné si s učiteľom pohovoriť osobne a email vám neumožní obojstrannú komunikáciu. Môžete profesorovi napísať email a požiadať ho o osobné stretnutie, ale dajte si pozor, aby ste nenapísali niečo, čoho by ste neskôr mohli ľutovať.